Rekisteriseloste - asiakasrekisteri

1. Rekisterinpitäjä

Rovanapa Oy (y-tunnus: 1830727-0)
PL 68 (Jaakonkatu 3),
96101 Rovaniemi
Puh. (016)3223 410

2. Rekisteriasioita hoitava henkilö

Toimitusjohtaja
PL 68 (Jaakonkatu 3),
96101 Rovaniemi
Puh. (016)3223 410

3. Rekisterin nimi

Rovanapa Oy:n asiakkuuteen ja muuhun asialliseen yhteyteen perustuva rekisteri

4. Henkilötietojen käyttötarkoitus

Henkilötietojen käsittely perustuu yrityksen oikeutettuun etuun ja/tai asiakassuhteeseen, muuhun asialliseen yhteyteen, asiakkaan antamaan suostumukseen, asiakassuhteen hallinnointiin, hoitamiseen, analysointiin ja kehittämiseen, kuten mm:

- asiakkaan tietojen ylläpito
- asiakaskyselyt, esimerkiksi asiakastyytyväisyyskyselyt
- asuntojen kunnossapito ja tämän osalta tarvittavien tietojen jakaminen rekisterinpitäjän kanssa sopimussuhteessa oleville huoltoyhtiöille
- Asiakasviestinnän lisäksi henkilötietoja voidaan käyttää rekisterinpitäjän liiketoiminnan suunnitteluun ja kehittämiseen.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä voidaan käsitellä seuraavia henkilötietoja ja niiden muutostietoja asunnon hakijoista, suositeltavista asiakkaista, vuokralaisista sekä mahdollisista kanssavuokralaisista:

Perustiedot, kuten

- nimi
- syntymäaika
- yhteystiedot (postiosoitteet, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet)
- sukupuoli

Asiakkuuteen ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyvät tiedot, kuten

- asiakasnumero
- asiakkuuden alkupäivämäärä
- samassa taloudessa asuvien henkilöiden lukumäärä
- kaikkien samassa taloudessa asuvien henkilöiden etu- ja sukunimet sekä syntymäajat
- rekisteröidyn suostumuksella samassa taloudessa asuvien henkilöiden etu- ja sukunimet sekä syntymäajat
- reklamaatiot, palautteet sekä muu asiakkuuteen ja asialliseen yhteyteen liittyvä yhteydenpito, viestintä ja toimenpiteet, mukaan lukien puheluiden taltiot

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään muun muassa sisäänmuuttolomakkeesta, sähköisistä palveluista.

Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös rekisterinpitäjän muista henkilörekistereistä, irtisanoutuvilta asiakkailta,
rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneilta sekä henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä, kuten Väestörekisterikeskuksesta ja luottotiedot Suomen Asiakastieto Oy:n luottotietorekisteristä.

7. Henkilötietojen säilytysaika

Asumiseen perustuvia tietoja voidaan säilyttää kymmenen vuotta siitä, kun asuminen on päättynyt. Sama säilytysaika koskee kaikkia asunnossa asuvia/asuneita henkilöitä ja mm. puhelutallenteita ja muuta asiakkaan kanssa käytyä vuoropuhelua/viestintää.

8. Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta Rovanapa Oy:n ulkopuolelle. Tietoja voidaan luovuttaa kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi Rovanapa Oy:n puolesta perintää suorittaville sopimuskumppaneille sekä tahoille, joilla lainsäädännön mukaan on oikeus tietojen saantiin. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa, huolto, vartiointi- ja lukkoliikkeelle sekä sähkö- ja tietoverkkotoimittajille asumiseen liittyvien palveluiden toimittamiseksi.

Tietoja voidaan tarvittaessa siirtää Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojaus

Sähköisesti käsiteltävät rekisterin sisältämät tiedot ovat palomuurein, salasanoin ja tarvittavin muin tietoturvan toimialalla kulloinkin yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin suojattuja.

Manuaalisesti ylläpidettävät aineistot sijaitsevat tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty.

Ainoastaan yksilöidyillä rekisterinpitäjän ja sen toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä, jotka ovat allekirjoittaneet salassapitosopimuksen, on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin rekisterinpitäjän myöntämällä yksilöllisellä käyttöoikeudella.

10. Tarkastus-, kielto- ja korjausoikeus

Rekisteröidyllä on henkilötietolain mukainen oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee tehdä henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona.

Henkilö voi käyttää tarkastusoikeuttaan kerran vuodessa maksutta. Jos tarkastuspyynnöt olisivat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti tai jos pyydetään useampia jäljennöksiä, peritään pyynnön toteuttamisesta hallinnollisiin kustannuksiin perustuva maksu 80 euroa kerralta tai kieltäydymme pyynnön toteuttamisesta.

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käsittely ja luovuttaminen suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimuksia varten ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ottamalla yhteys rekisterinpitäjään.